1. Inleiding

Evita Zorg is een organisatie die professionele zorg en ondersteuning aan huis biedt. Evita werkt met klantteams en levert totaalzorg. Dit betekent dat de medewerkers zowel verzorgende taken als huishoudelijke taken uitvoeren. Momenteel merkt men dat de gemiddelde leeftijd van de medewerkers stijgt. Daarnaast zullen de medewerkers langer moeten doorwerken. Om ervoor te zorgen dat dit mogelijk is, zonder dat dit een negatieve invloed heeft op de continuïteit van zorg en de gezondheid van de medewerkers, wil men een plan van aanpak opstellen ten aanzien van de vitaliteit van het personeel.

Het is belangrijk dat dit plan van aanpak gedragen wordt door zowel leidinggevenden als medewerkers.

Om tot een vitaliteitsbeleid te komen binnen Evita, is er een groep betrokken medewerkers geformeerd. Deze groep bestaat uit:

  • Natalie
  • Susan
  • Inge
  • Tineke
  • Marjo
  • Janet
  • Angelique
  • Judith

De groep is in een eerste bijeenkomst op 30 januari 2017 door de bedrijfsfysiotherapeut voorgelicht over de verschillende onderdelen van een vitaliteitsbeleid. Hulpmiddel hierbij was het huis van het werkvermogen (de Work Ability Index) die bestaat uit een aantal onderdelen:

o Werkomgeving en management.

o Waarden, attitude en motivatie.

o Competenties.

o Gezondheid en functionele capaciteit (leefstijl).

o Maatschappij en sociale omgeving.

Daarnaast zijn de BRAVO-thema’s (Bewegen, Roken, Alcohol, Voeding en Ontspanning) aan de orde gekomen.

Aan het eind van de bijeenkomst is gevraagd om vanuit dit brede perspectief even na te denken over een top drie van onderdelen, die binnen Evita de hoogste prioriteit hebben om te worden opgenomen in het beleidsplan. Vervolgens werd aan iedereen gevraagd om bij naaste collega’s zoveel mogelijk input op te halen, waardoor er een goede afspiegeling ontstaat over wat er leeft bij de medewerkers van Evita. Omdat telkens uit alle onderzoeken blijkt dat het opzetten van een vitaliteitsbeleid pas succesvol wordt, wanneer er een brede afspiegeling van de organisatie wordt betrokken in de plannen en zij ook input hebben geleverd bij ideeën. Dan komen de écht belangrijke onderwerpen naar voren, met vaak ook creatieve vondsten en oplossingen. Het is dus in een mail aan de leden van de stuurgroep nogmaals benadrukt dat het voor Evita zeer waardevol is, dat er een brede vertegenwoordiging in deze stuurgroep zit en dat zoveel mogelijk collega’s worden uitgenodigd om mee te denken.

In de 5 weken die hierop volgden hebben de medewerkers hun opmerkingen gemaild naar de bedrijfsfysiotherapeut. Het bleek over het algemeen lastig om opmerkingen van collega’s te verzamelen, mede doordat men elkaar niet vaak ziet.

De binnengekomen opmerkingen zijn vervolgens door de bedrijfsfysiotherapeut geclusterd in een top 5 van belangrijkste onderwerpen, met hieraan verbonden verschillende genoemde actiepunten. Deze top 5 is op 13 maart 2017 door Hans en Léon van Gardien Bedrijfsfysiotherapie aan de stuurgroep gepresenteerd. Vervolgens is er gezamenlijk per onderwerp bekeken welke acties er aan kunnen worden gekoppeld. Na een interactieve middag is uiteindelijk een plan van aanpak tot stand gekomen.

De maanden hierop volgend is men met de geformuleerde acties aan de gang gegaan. Na 6 maanden, op 10 oktober 2017, is het plan van aanpak met de stuurgroep geëvalueerd en is er besproken welke acties haalbaar zijn gebleken en ook het gewenste resultaat opleveren. Daarnaast is gekeken welke acties minder succesvol waren of nog niet waren gerealiseerd. Er is hierbij besproken of de voorgestelde acties moeten worden aangepast of komen te vervallen. In het onderstaande plan van aanpak is in de laatste kolom de update beschreven en zijn de nieuwe actiepunten geformuleerd.

Nogmaals is benadrukt dat het zeer belangrijk is dat de medewerkers onderling met elkaar overleg blijven voeren om zodoende te horen wat er speelt in het veld. Wanneer er aandachtspunten zijn, is het goed dat deze worden geventileerd zodat er iets mee kan worden gedaan. Het ophalen van kennis en opmerkingen tussen het veld en de medewerkers op kantoor is en blijft essentieel.

Plan van aanpak vitaliteit Evita

 

Aandachtspunt Oplossing Actie Wie Evaluatie 8 oktober
1. Werkdruk en bereikbaarheid De bereikbaarheid vanuit het veld naar kantoor optimaliseren. Schifting maken in acute en subacute meldingen. Er wordt een protocol opgesteld om de werkwijze vast te leggen (zoals gebruik maken van WhatsApp). Susan Geerlofs en HR manager Whatsapp verkeer met de wijkverpleegkundige werkt goed. Bij herhaling deze procedure onder de aandacht brengen van de medewerkers en opnemen in de standaardjaarkalender.
Er wordt een lijst gemaakt van de 06nummers van de verschillende verpleegkundigen, die door de medewerkers kan worden gebruikt. Susan Geerlofs en HR manager Dit is gerealiseerd. Vier keer per jaar wordt de lijst doorgenomen en gecheckt op actualiteit.
Goede uitleg aan de medewerkers geven over het gebruik van de bereikbaarheidsdienst en hoe te handelen in spoed. Susan Geerlofs en HR manager Het is raadzaam om in het bericht aan te geven of er sprake is van een spoedsituatie. In de nieuwsbrief van oktober 2017 hier aandacht aan schenken.
Het opgestelde protocol wordt periodiek en structureel gecommuniceerd naar alle medewerkers. Dit zal tevens een onderdeel van het inwerkprogramma zijn. HR manager Enkele bullets formuleren en dit delen met nieuwe zorgverleners. De overige medewerkers lezen dit periodiek in de nieuwsbrief. Mailverkeer sturen naar planning algemeen, dus niet naar een persoonlijk mailadres. Mailen met de planning verloopt i.h.a. goed. Maandagochtend (als er geen bloedspoed is) geen rechtstreeks contact opnemen met kantoor i.v.m. drukte en overleg.
Planning niet te strak maken, een ontspanningsmoment voor de medewerker is belangrijk. Voor cliënt is Goed overleg voeren tussen medewerker en planner ten aanzien van de benodigde reistijd. Er worden hier smart afspraken over gemaakt. Dit nogmaals communiceren naar de medewerkers. Susan Geerlofs, MID en zorgverleners. Meestal gaat dit goed. Wanneer dit niet zo is kan/moet er over worden gecommuniceerd. Medewerkers moeten dit meteen aangeven.

 

Aandachtspunt Oplossing Actie Wie Evaluatie 8 oktober
het dan ook minder stressvol. Het organiseren van een tweejaarlijks teamoverleg wijkroutes. Begin 2018 wordt dit gestart. Hierin opgenomen de mogelijkheid de particuliere mogelijkheid van zorg. Handan Ikiz Nog niet gebeurd. Begin 2018 starten
Wanneer de situatie verandert (b.v. bij het gebruik van openbaar vervoer en/of bij korte zorgmomenten), dit bespreekbaar maken met de medewerker. Zorgverleners HR manager Dit blijft een onderwerp van gesprek.

Goede communicatie blijft noodzakelijk.

Geen werkzaamheden

in eigen tijd uitvoeren/ als er een zorgmoment moet worden uitgebreid of ingekort moet dit op kantoor worden aangegeven.

Extra werkzaamheden die worden uitgevoerd of meer tijd dat wordt besteed aan een client, zal niet meer in de eigen tijd van de medewerkers worden uitgevoerd. Er zal worden aangegeven wat er extra nodig is zodat dit kan worden aangepast en ook worden gedeclareerd. Afspraken worden vastgelegd. Alle medewerkers Er wordt een bijeenkomst georganiseerd, en/of een stukje in de nieuwsbrief om dit onderwerk te bespreken, mogelijk als onderdeel van het Evita café.
De informatie om goed op pad te gaan moet up-to-date zijn. In gebruik nemen van het elektronisch cliënten dossier. Natalie Bommeljé Hier is de afgelopen maanden erg hard aan gewerkt. De meeste omzettingen zijn doorgevoerd. In november wordt er mee gestart en begin december verder uitgerold.
Klantverantwoordelijke en wijkverpleegkundige zijn verantwoordelijk voor de informatie op Care-assist en Puur. De medewerker belt eerst de klantverantwoordelijke op, voordat naar de nieuwe klant wordt gegaan. Voorafgaand aan het teamoverleg zal er overleg tussen klantverantwoordelijke en wijkverpleegkundige plaatsvinden.

De planning checkt de bevoegd bekwaamheid van de medewerker.

Klantverantwoordelijke en wijkverpleegkundige,

gefaciliteerd door MID

 

Dit loopt beter dan voorheen.

Opnemen als actie in de nieuwsbrief en teamoverleg.

 

Aandachtspunt Oplossing Actie Wie Evaluatie 8 oktober
Niet meer bellen op de vrije dagen van de medewerkers. Vanuit de planning wordt er rekening mee gehouden, dat medewerkers op vaste vrije dagen niet worden gebeld. In principe alleen bij grote spoed wordt er gebeld.

Bij het telefoontje ook aangeven: Sorry dat ik je bel op je vrije dag…

Intern communiceren in MID en twee maal per jaar in nieuwsbrief.

Susan Geerlofs Dit is een continuproces.

Dit aandachtspunt is de afgelopen periode duidelijk verbeterd. Bewust noemen dat men weet dat er sprake is van een vrije dag wordt door de gebelde medewerker als positief ervaren.

2. Betrokkenheid

en motivatie

 

Het teamoverleg en het Evitacafé worden zeer positief ervaren. Beiden goed voor teambuilding. Ervoor zorgen dat de medewerkers naar het Evitacafé en het teamoverleg komen door dit op tijd aan te kondigen in Care assist.   Na het overleg meteen doorplannen naar en volgende afspraak. De planner stuurt enkele weken van te voren een mail aan de medewerker. Procedure met de planners afstemmen. Planners Er wordt een stukje in de nieuwsbrief opgenomen, waarin het belang van het overleg wordt benadrukt.

Kijken naar een automatische reminder.

 

Nieuwe medewerkers welkom heten. Daarnaast laten meedraaien met een ervaren medewerker. Na verloop van tijd herhaling en de ervaringen uitwisselen. Er worden tweemaandelijkse terugkomsessies georganiseerd voor nieuwe medewerkers. Jaccomijn Dit loopt prima en het wordt zeer positief ervaren door de nieuwe medewerkers.
Aandacht besteden aan een positief punt en dit in de nieuwsbrief te noemen. Er komt een medewerker in de nieuwsbrief aan het woord over een positief punt. Als vast onderdeel van het teamoverleg opnemen positieve verhalen te verzamelen. Tara en Lisanne Tot nu toe is dit niet helemaal gelukt.

Het streven is nu 4 keer per jaar.

Het onderwerp kan ook gaan over een medewerker.

Afdelingsuitje of ander gemeenschappelijk evenement organiseren. Activiteitencommissie samenstellen die budget krijgt en met een plan komt. Oproep in de nieuwsbrief voor enthousiaste medewerkers. HR manager en de mensen in het veld Tot nu toe is dit niet helemaal gelukt. Het streven is nu 4 keer per jaar. Het zou mooi zijn als dit uit het veld komt. Aandacht voor vragen in de nieuwsbrief.

 

Aandachtspunt Oplossing Actie Wie Evaluatie 8 oktober
3. Werkomgeving

Ergonomie

Hulpmiddelen

Zorgen voor voldoende en de juiste hulpmiddelen (glijzeilen, hoog/laagbedden). Bespreken binnen teamoverleg of er situaties zijn die niet werkzaam zijn.

 

Zorgverleners (in overleg met de wijkverpleegkundige of mantelzorger) Continuproces. Item aan besteden in de nieuwsbrief en hierbij aangeven dat het een verantwoordelijkheid is van iedereen.
Inloopscholing voor bv. tiltechnieken en hulpmiddelen organiseren. Deze scholingen zijn niet verplicht. Er worden in de toekomst voor niveau 2 meerdere scholingen verzorgd. HR manager De eerste dag werd door 12 personen bezocht. De tweede is uitverkocht (20 personen gaan komen). Zeer succesvol dus en hiermee blijven doorgaan.
Inventariseren wat er in het veld leeft op het gebied van lichamelijke belasting. Arbocheck ieder half jaar laten plaatsvinden. Klantverantwoordelijke

en wijkverpleegkundige

 

Gebeurt al. Checken of het in het ECD zit.

 

Pilot doen met app over het inventariseren van eventuele risico’s van fysieke belasting. Natalie en Janna Nog niets mee gebeurd. Oppakken in 2018.
4. Leefstijl Evalueren van het vitaliteitspakket om erachter te komen wat de medewerkers momenteel belemmert in hun gezondheid en op welke wijze zij hierin ondersteuning willen van Evita.(roosters, bewegen, voeding, roken en ontspanning). Bijeenkomst plannen met actieve gebruikers van Evitaal. Vervolgens onderzoeken welke acties wenselijk en haalbaar zijn op het gebied van BRAVO-thema’s. Susan Geerlofs

Natalie Bommeljé.

Dit is gebeurd. Er wordt weinig (steeds minder) gebruik van Evitaal gemaakt. Evalueren in oktober 2017of het nog zinvol is om door te gaan.
Fruit op het werk en stimuleren van water drinken (dopper fles). Continueren omdat dit als prettig wordt beoordeeld. HR manager en office manager. Gebeurt al.
Fietsen stimuleren, extra groen/ blauwe

Evita fietsen met krat.

Onder de aandacht brengen van het fietsplan

in de nieuwsbrief en tijdens functioneringsgesprekken.

HR manager. Heeft een boost gekregen. Er zijn meer medewerkers die ervan gebruik hebben gemaakt.
Fietstas voor reclame. Niet wenselijk Geen actiepunten.
Kantoormedewerkers gaan lunchwandelen Lunch wordt gefaciliteerd in de keuken, zodat er niet achter het bureau wordt geluncht. Natalie Bommeljé. Gebeurt al. Met slechter weer gebeurt dit wat minder. Er wordt wel nog steeds
Aandachtspunt Oplossing Actie Wie Evaluatie 8 oktober
Onderling worden medewerkers gestimuleerd om te lopen tijdens de lunch.

Gratis pauzesoftware uitproberen (zoals bv.

Workrave).

staand geluncht.

Info over pauzesoftware bij AENC navragen.

Follow-up voorlichting gezond werken met beeldschermen. Daarin ook evalueren hoe men meer is gaan bewegen. Natalie Bommeljé Oktober 2017 bespreken. Dit wordt intern opgepakt.
Workshops aanbieden om gezondheid te stimuleren. Zie oplossing 1 aandachtspunt 4. Gedeelte zit in de inloopscholingen
5. Educatieve achtergrond en ervaring

Opleidingsbeleid

Regelmatig cursussen aanbieden voor het aanleren van vaardigheden

(tiltechniek).

Inloopscholing organiseren. HR manager Dit loopt goed en blijft er in.
Intervisie (en dit koppelen aan iets gezelligs). Wanneer er vanuit het team behoefte is aan

intervisie dan wordt dit vanuit Evita gefaciliteerd. Communiceren via de nieuwsbrief. Zorgen dat dit laagdrempelig is.

Uitzoeken wie uit het veld dit op poten wil zetten. Verzoek komt vanuit zorgverlenersraad en Evitakantoor. Dit staat nog steeds op de wensenlijst. Het gebeurt tot op heden nog niet. Het zou mooi zijn wanneer dit uit de groep komt. In de nieuwsbrief wordt een nieuwe poging gedaan.
Zorgen dat iedere medewerker goed geschoold is. Er is een doorlopend scholingsaanbod ten behoeve van de BIG registratie en een cyclus van medicatiekennis. Er is actieve signalering voor voorbehouden en risicovolle handelingen. Tevens is er een Evita academy. Medewerkers worden voortdurend uitgenodigd voor deze trainingen. HR manager Dit loopt goed. Continuproces
Scholing is onderdeel van het jaargesprek. Vervolgens wordt gezocht naar gewenste bijscholing. HR manager en zorgverleners zelf. Dit loopt goed. Continuproces